2022-03-31 08:41:06
图说：两位大学生协助寻找十几年前的一份成绩单 采访对象供图
新民晚报讯（记者 郜阳 通讯员 刘志玮）日前，一封发往千里之外的快件终于从上海临港启航了。快件袋里装载的不过是一张薄薄的纸片，但它却是疫情下，云顶集团yd222图书馆、档案馆和材料学院多位老师和同学持续接力，共同努力的结果。
22日一大早，云顶集团yd222图书馆、档案馆馆员余萍接到一名2005年毕业的校友打来的求助电话。因升学需求，急需调取这名校友在校学习的档案成绩单。不过，当前学校正处于准封闭管理状态，进入校园需要严格的健康证明手续和足够的健康观察时间。而且档案馆的所有老师均因疫情原因被封控在小区内，根本无法赶到学校办理档案业务。
虽然疫情形势严峻，但校友事关升学的急切需求必须保障。余萍立即将这一情况汇报给了图书馆、档案馆领导。馆领导接到报告后，第一时间从在校的图书馆防疫工作专班中抽调了谢丹玫老师赶赴档案馆协助。
毕竟术业有专攻，谢丹玫到达档案馆后，遇到的第一个棘手问题便是对档案管理系统不熟悉——不经过系统检索，想要从浩如烟海的档案库房里找出一张薄薄的17年前的成绩单几乎是不可能的。为此，余老师和谢老师立即接通了视频电话，“面对面”交流。
谢丹玫很快掌握了检索方法，但第二个问题又出现了——在输入校友姓名检索时，系统里一下子跳出了多个同名同姓的检索信息，而这位校友已经记不清班级编号。无奈，两位老师“抽丝剥茧”，不断缩小“包围圈”，总算获得了有帮助的信息。
此时，第三个问题出现了！检索信息虽然有所缩小，但工作量仍然巨大，谢丹玫又对档案库房的排架规则不熟悉，仅靠她去慢慢查找，势必耗费大量的时间和精力。好在，在档案馆勤工俭学的材料学院刘珂和梁博两位同学加入到搜寻队伍中。
几人从一间库房到另一间库房，从一排档案架到另一排档案架，从一个文件夹到另一个文件夹，多个班级的档案成绩单被摘取出来，再与档案系统中的全部检索信息逐一比对排查，并与求助校友反复沟通确认，终于在长达数小时的工作后锁定了目标档案。
原尺寸复印、加盖档案馆印章、制作扫描件后发送邮件、联系快递公司投递书面稿，接下来的工作不再复杂，但依然需要细致和认真。当邮件发出、快递寄出之后，四人总算都松了口气。
校方介绍，自准封闭管理以来，档案馆已累计收到咨询及办理档案去向61人次；考研复试、出国留学需要成绩单盖章寄送44人次；调档咨询23人次；无入学登记表证明173人次等。负责滞留学校五年以上毕业生档案的宋红霞老师每天被各类咨询电话打到手机发烫，最后只能一边充电一边回复来自毕业生本人、家属、学校老师的咨询，然后远程指导图书馆防疫工作专班的老师协助办理线下业务。通过图书馆和档案馆各位老师的通力合作，积极满足了相关查档调档要求。
